文件銷毀的時間不可過短，也就是文件建立到銷毀的這段時間不能隔得太短，而且要制定一個文件銷毀的條款，或者規(guī)定要滿多少年之后才能銷毀文件，畢竟有的文件關(guān)系比較密切，如果沒有任何的糾紛，相安無事自然是好的，可是一旦有了糾紛，或者要追究起當年的責任，一定要尋找當年的某一種信息，那可能就找不到，因為文件銷毀之后線索就斷了。在進行文件銷毀之前，最好翻一番這些文件，看看有沒有還需要的，或者考慮一下相應(yīng)的后果，一旦文件銷毀之后，會不會有哪些影響，排除了各種各樣的因素之后才可銷毀。當然也不能堆積過長，不然就占據(jù)了一定的存放資源。