1、涉密文件(包括確定密度的文件資料、圖表、出版物、教材等)的制作、印刷、傳遞、承包、借閱、保管、歸檔、交接和銷毀，必須嚴格執(zhí)行審查、檢查、登記、簽字等手續(xù)。

 

　　2.涉密文件由各單位機要保密人員統(tǒng)一管理，閱讀涉密文件必須在辦公室或安全保密的地方進行，涉密文件必須存放在鐵皮柜內(nèi)；密級文件必須由專人保管，專冊登記，專柜保管，個人不得私自保管涉密文件。

 

　　3.發(fā)出、收入和內(nèi)部運行的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，交接時必須辦理簽字手續(xù)。外出會議發(fā)出的秘密文件，要妥善保管，回到工作崗位后立即交給機關人員處理。

 

　　4.傳閱涉密文件、資料，由機要人員直接傳送，不得超過機要人員任意橫傳。由于工作時間較長，應向機要人員辦理手續(xù)。

 

　　5.涉密文件、資料，未經(jīng)發(fā)文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉(zhuǎn)載，不得泄露給規(guī)定范圍以外的人員。

 

　　6、因工作需要復印、印刷相關文件資料的，應當按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印的相關文件資料應當按照原件的密度進行管理。

 

　　7.確因工作需攜帶涉密文件資料外出的，須經(jīng)主管領導批準，并采取相應的保密措施。禁止在公共場所停留，旅游，購物，探親訪友等，返回單位后應及時交機保密，確保我國秘密安全。

 

　　8.當工作發(fā)生變化時，應將所用文件、資料清理干凈，全部移交。

 

　　9.涉密文件資料的清銷毀。閱讀的涉密文件應及時退回，需要銷毀的涉密文件應由市保密局統(tǒng)一集中銷毀，個人不得自行或隨意銷毀。嚴禁將各種涉密載體或內(nèi)部信息和出版物作為廢品出售。如果違反保密規(guī)定導致涉密文件數(shù)據(jù)泄露，應按照我國法律和相關規(guī)定嚴肅處理，并追究責任。

 

　　10.涉密文件資料必須定期收回上交，如有遺失，應及時報告并立即追查處理。

 

　　11.需要銷毀的涉密文件由保密部門制作有關保密法規(guī)的規(guī)定，經(jīng)領導批準后統(tǒng)一處理，不得擅自銷毀。

 

　　收件環(huán)節(jié)

 

　　收據(jù)管理包括檢查、登記、批準、傳遞等步驟。

 

　　一是收到密件后，首先檢查封皮的狀態(tài)，看是否有損壞或被盜的痕跡，在收據(jù)和發(fā)票上簽名、時間。

 

　　二是在專用密件登記簿上登記收到的所有密件，除常規(guī)登記項目外，還應注明密級、編號、份數(shù)、制作日期，

 

　　三是把密件交給辦公室主任處理。辦公室主任應認真擬辦與企業(yè)有關的商業(yè)秘密文件，提出有利于保密的合理意見，然后由分管領導根據(jù)擬辦意見對密件進行處理作出決定。因為擬辦意見關系到商業(yè)秘密的生死存亡，所以應該很謹慎，所選的承辦部門、人員應盡量認定為可靠，而且知密范圍應盡量小。

 

　　在處理過程中，當需要其他部門和人員的幫助而需要提供信息時，首先要向他們聲明保密原則，并盡可能以小的商業(yè)秘密信息量獲得大的幫助。

 

　　四是密件必須由專人傳遞，并負責跟蹤密件的整個處理過程。密件在同一個人手中停留的時間不應太長。傳遞文件的文件人員應及時交付、閱讀和監(jiān)督處理過程。

 

 

涉密文件要如何管理，從這些方面入手

 

 

　　發(fā)文環(huán)節(jié)。

 

　　文件發(fā)布環(huán)節(jié)包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、修復、印刷、登記、分發(fā)等程序。草擬文件時，有保密事項后應立即標記，并劃定密度級別，限制秘密文件的范圍。審核、簽發(fā)和復核是對文件內(nèi)容的檢查，層層監(jiān)控是為了在生成階段保護企業(yè)的商業(yè)秘密，減少后患。

 

　　密封件的印刷必須在專業(yè)的機械文件的印刷部門進行商業(yè)秘密文件的原稿和修復原稿應保密。同時，還應注意修復過程中留下的一些破損的廢棄文件。這些廢棄文件應由碎紙機處理，不得隨意堆放或出售給廢品收購站。

 

　　需要印刷的文件加蓋發(fā)文機關或企業(yè)領導人的印章，一般由負責人親自加蓋，企業(yè)有特殊規(guī)定的除外。

 

　　為了限制文件的發(fā)發(fā)范圍和數(shù)量，待分發(fā)的文件應包裝好。負責密件工作的文件人員應仔細檢查密件的印刷數(shù)量，并檢查要分發(fā)給的機關部門。密封后，應加蓋密封印章，密封條應加蓋密封印章，并由機器交通或?qū)Ｈ税l(fā)送。

 

　　日常管理。

 

　　首先，企業(yè)信息應根據(jù)信息的敏感性和重要性分為不同的等級，設置不同的知密范圍，限制信息的傳播，積極防止競爭者竊取或通過合法渠道獲取企業(yè)信息。

 

　　二是企業(yè)應明確涉密人員的范圍、權限和責任，嚴格控制商業(yè)秘密在企業(yè)中的傳播范圍，明確規(guī)定作為商業(yè)秘密，誰需要知道，誰不需要知道。不然人多口雜，一不小心就泄露了，不利于責任的有效追究。

 

　　三是在倉庫管理中，可以建立多人負責和有限責任的原則，通過分割和組合的方式存儲商業(yè)秘密文件。

 

　　舉例來說，可以分解商業(yè)秘密的關鍵部分，限制員工只接觸部分，使每個涉密人員無法擁有完整的商業(yè)秘密。倉庫設施要可靠，有條件的企業(yè)可以設置密碼門，只有文件管理人員有密碼通行證，定期更換密碼；通常情況下，密碼應該鎖在保險箱里。

 

　　四是在用戶使用管理中，要規(guī)定借閱范圍、時間和簽閱程序，管理者要跟蹤密件的流動，好借閱者到機要室或閱文室查閱文件，如有特殊情況，也要當天借閱。復制文件應有規(guī)定和限制，原則上不得允許復制。商務秘密文件辦完后應及時歸檔，妥善保管，以免發(fā)生商務秘密糾紛時無法舉證。

 

　　為了保證敏感公司文件的安全，對于廢棄的文件，不要把它們?nèi)拥綇U棄的籃子里，而是要廣泛使用文件粉碎機，徹底銷毀企業(yè)廢棄的文件，使其無法恢復，以免競爭者從中分析企業(yè)的競爭趨勢。