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廣州保密銷毀中心講述文件銷毀的標(biāo)準流程及注意事項

   日期:2020-08-02     瀏覽:215    評論:0    
核心提示:因企業(yè)商業(yè)機密泄露導(dǎo)致的事件層出不窮,調(diào)查顯示,78%資料外泄來自于企業(yè)內(nèi)部。很多企業(yè)會選擇將資料留檔保存,尤其是很多文檔

因企業(yè)商業(yè)機密泄露導(dǎo)致的事件層出不窮,調(diào)查顯示,78%資料外泄來自于企業(yè)內(nèi)部。很多企業(yè)會選擇將資料留檔保存,尤其是很多文檔均以紙質(zhì)文件方式保存,隨著時間推移,會導(dǎo)致大量文件積壓。這不但需要較多空間來存放,而且也容易出現(xiàn)泄密問題。

其實隨著科技的發(fā)展,原文件的保留已顯得不太必要了,企業(yè)完全不必要保存大量的紙質(zhì)文件,還因此留下一定的泄密風(fēng)險。

對于過期文件或其它保密文件,都應(yīng)該盡可能規(guī)范化銷毀處理。一些并不是特別多的文件,尤其是一些機密文件,可能也需要采取銷毀的形式。那么針對不同的情況進行文件銷毀時候,可以采取哪些有效措施呢?因為對于文件的多少以及重要的程度,采取的措施都是不一樣的,但是一定要具有針對性,要有利于各方面的環(huán)境安全以及文件的安全。有的文件屬于一種機密文件,比如說商業(yè)文件,或者是有關(guān)國防的國家機密文件,像這之類的文件,一般數(shù)量上都比較少,甚至就只是一張紙。針對于這些具有機密性的重要性文件,針對它們的銷毀一般有時效性,一定要盡早記牢文件內(nèi)容,及時銷毀,大多數(shù)會采取一種用火燒的形式。因為文件并不是特別的大,而且要及時的銷毀,往往火燒的形式比較徹底,而且能夠保證內(nèi)容的安全。如果銷毀不及時,可能會被盜竊,甚至是機密的外泄。

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還有一種文件,由于堆積比較多,甚至是很多年前的文件,像這種大批量的文件堆積過多,往往也需要及時的清理,及時的銷毀,因為這些文件每一年都會處理很多。如果不把之前的文件銷毀,可能新的文件就沒有地方放,尤其是一些部門、公司,或者辦理業(yè)務(wù)的地方,以及學(xué)校,醫(yī)院之類的事業(yè)單位,都會有很多文件堆積。這些文件就是為了存檔的形式,甚至有的是記錄這家公司的發(fā)展,有的還是客戶的一些信息,像這些文件,在當(dāng)時是有必要建立的,而且也方便處理糾紛,而且還能成為一種有力的證據(jù)。只是很多年過去了,文件越積越多,堆放文件的柜子可能已經(jīng)塞不下,但是又有新的文件要存放,所以這些以往的大量堆積的文件,就需要進行文件銷毀。

這種大批量的文件銷毀,就不能采取用火燒的形式,就可以交給那些專門處理文件銷毀的地方,由他們統(tǒng)一的處理,不管是焚燒還是回收,或者廢物利用,他們都有一種比較環(huán)保的形式。而且過多的文件銷毀,如果處理的方式不當(dāng)可能會引起環(huán)保以及火災(zāi)之類的問題,所以就可以專門運輸至進行文件銷毀的地方統(tǒng)一銷毀。處理大批量的文件銷毀時,不可貿(mào)然的采取回收的形式,由于有的公司認為這些文件都是紙質(zhì)的材料,可以送往回收站,讓然后換取一定的金錢,其實這種方式是不可靠的,因為文件里有很多客戶的內(nèi)容,還有很多私人的問題,也有公司的一些記錄。如果貿(mào)然售賣給回收站,可能會導(dǎo)致一些信息和隱私的外泄。這既是對企業(yè)機密的不負責(zé),也是對客戶信息的不負責(zé)。

天仁密銷擁有"密銷"品牌商標(biāo),嚴格制定“銷毀流程”,深得各方好評。銷毀方案及流程以七大步驟為基準,確定銷毀物品的品種及數(shù)量、提供上門打包密封服務(wù)、清點數(shù)量,裝車,拍照,錄像、客戶跟車前往我司監(jiān)督銷毀、稱重,卸車,拍照錄像 、專業(yè)人員將銷毀物品進行銷毀、簽訂銷毀合同、開具銷毀證明。銷毀結(jié)果符合2000年《國家保密局關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》第六章第三十四條規(guī)定“銷毀秘密載體,應(yīng)當(dāng)確保秘密信息無法還原”標(biāo)準。

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第一步:確定銷毀物品的品種及數(shù)量

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第三步:清點數(shù)量,裝車,拍照及錄像

第四步:客戶跟車前往我公司監(jiān)督銷毀

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